Hoy vamos a hablar de una metodología muy usada en empresas de EE.UU. aunque poco conocida todavía en España. Se trata de Scrum, un modelo muy sencillo de implantar en empresas y que establece una serie de reglas cuyo objetivo es conseguir que los equipos de trabajo funcionen mejor.

scrum

¿Qué es Scrum y para qué sirve?

Scrum es un modelo que explica cómo se deben hacer las reuniones y cómo coordinar personas para aprovechar al máximo el tiempo. Esta metodología marca una serie de reglas que bien usadas pueden conseguir un aumento en la eficiencia de los equipos de trabajo. Aplicando Scrum a un equipo, se puede conseguir mejorar los plazos de entrega, aumentar la versatilidad y la capacidad de adaptación del equipo. Esto se consigue mediante la eliminación de tiempos muertos, mejora en la comunicación y dando importancia preferente a las cuestiones relevantes.

Scrum puede ser aplicado a las siguientes actividades:

– Realización de proyectos.

– Diseño y desarrollo de productos y servicios.

– Desarrollo de software

– Coordinación de departamentos y equipos de trabajo.

¿Cómo funciona la metodología Scrum?

Scrum presenta unas pautas muy fáciles de aplicar. Básicamente define una serie de roles a asignar a las personas implicadas y una serie de actividades a realizar.

La forma de realizar el trabajo es primeramente definir qué tareas hay que llevar a cabo para conseguir el objetivo propuesto (por ejemplo, qué tareas se necesitan para lanzar un producto al mercado, o para realizar un proyecto). Estas tareas, ordenadas cronológicamente, se planifican y agrupan en ciclos de entre 10 y 30 días, de forma que completando todos los ciclos, se cumplirá el objetivo.

Los roles del equipo

Los roles asignados son los siguientes:

– El director o líder del equipo (Scrum Master): Es la persona que se encargará de coordinar el equipo y asignar las tareas a realizar.

– Los clientes (Product Owner): Son los grupos de interés a los que va dedicado el proyecto/producto/servicio que se está desarrollando. Son los que dicen qué es lo que se quiere hacer y cuáles son los objetivos. En el caso de no estar presentes, se debe nombrar un representante de fuera del equipo que se encargue de defender sus intereses y su punto de vista.

– Los desarrolladores / equipo de trabajo (Team): Son los responsables de desarrollar las tareas. Se recomienda crear equipos no muy grandes (menos de 10 personas) donde las personas se complementen, de forma que cada uno tenga unos conocimientos específicos y unas actividades preasignadas acordes con estos.

– Los consumidores o usuarios (Customers): Son los que usarán el producto final. Muchas veces se confunden con los clientes, pero no son los mismos. Hablando claro: “cliente es el que paga (y por lo tanto decide) y consumidor el que usa el producto”. A veces cliente y consumidor son la misma persona, pero otras veces no.

Actividades a realizar

De forma simplificada (mejor no liar las cosas), las actividades marcadas son las siguientes:

1º) Reunión inicial (Product Background): A la reunión inicial asiste todo el equipo y el Product Owner. En ella se debe planificar cuáles son las tareas que se van a llevar a cabo para la consecución del objetivo. Como ya se ha explicado antes, estas tareas posteriormente se dividirán en ciclos de entre 10 y 30 días laborables que se tratarán por separado. Además se deben definir los roles, los recursos necesarios, etc. (para esto se puede usar un diagrama de Gantt).

Es muy importante en esta primera fase de planificación calcular bien los tiempos y contemplar la posibilidad de que el cliente cambie sus ideas acerca de lo que quiere a durante el desarrollo del trabajo. En el caso de que esto pase, se deberán recalcular las tareas y adaptar los ciclos y actividades a los nuevos objetivos.

2º)  Reunión de planificación de ciclo (Sprint Background): A principio de cada ciclo el equipo debe realizar una reunión donde definir qué tareas se van a realizar en las próximas semanas, quién las va a realizar y qué es lo que debe estar terminado al finalizar el ciclo.

3º) Reunión diaria (Daily Scrum): Todos los miembros del equipo realizarán una reunión diaria de corta duración para tratar los avances en las tareas. Concretamente, cada miembro del equipo hablará de lo que ha hecho el día anterior, qué va a hacer hoy y qué problemas han surgido.

Existen una serie de reglas a seguir en este tipo de reuniones:  En la reunión estarán presentes todos los miembros del equipo, deberá durar entre 15 y 20 minutos (nunca más de 20minutos), se exigirá puntualidad y sólo hablará quien tenga el turno de palabra. El encuentro se realizará en el mismo lugar y a la misma hora todos los días. El objetivo de estas reglas es mantener al equipo informado sin perder tiempo, agilizando la reunión. Si las reglas no se cumplen se pueden tomar medidas como imponer castigos a quien llegue tarde, programar un cronómetro que suene a los 15 minutos, etc.

  4º) Reunión de fin de ciclo (Sprint Review): Se realiza al final del ciclo y en ella se debe hablar de qué es lo que se ha hecho durante el ciclo y qué ha quedado por hacer. A ella asiste todo el equipo y también el Product Owner para comprobar cuáles son los avances hasta el momento. Se recomienda que esta reunión no dure más de dos horas.  Posteriormente, se recomienda hacer otra reunión (Sprint Retrospective) con el Product Owner  para comentar qué se hará en los próximos ciclos y si hay que hacer algún cambio.

Finalización del proyecto

Los ciclos, se repetirán de forma continuada, realizando las modificaciones pertinentes entre ciclo y ciclo a medida que cambian los requisitos, surjan dificultades y las tareas se vayan materializando hasta que se termine el proyecto y se alcance el objetivo.

Finalmente, como consideración personal, y conociendo a gente que trabaja en empresas donde está implantado este sistema de trabajo, sólo me queda decir que Scrum es una buena metodología en la medida de que los miembros del equipo y los líderes se la tomen en serio. Una buena implantación de este tipo se sistemáticas de trabajo puede hacer mejorar mucho la eficacia de los equipos y departamentos, no obstante para ello es necesario que la gente esté concienciada y comprenda cuáles son las ventajas de su uso, por lo que es muy recomendable formar al personal sobre Scrum antes de su implantación.

Autor: Jorge Jimeno Bernal
Grupo PDCA Home.

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Metodología Scrum: Mejora la eficiencia de equipos de trabajo en proyectos y desarrollo de productos, 4.8 out of 5 based on 9 ratings

Comentarios

  1. Muchas gracias Jorge. No estaba al corriente de esta metodología.
    Allí la calidad difiere mucho de en lo que trabajamos aquí.
    La calidad está mucho más enfocada en obtener resultados prácticos directos, es por ello, que la ASQ se base en metodologías Seis Sigma y en Project Management (donde los gestores de proyecto ponen en práctica sus conocimientos de calidad mientras conducen las tareas y el equipo).
    Una visión diferente de la que se puede aprender mucho.

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