Pasos para la integración de sistemas de gestión, UNE 66177:2005

Para facilitar la labor de auditorías, gestión de procedimientos, y en general mantener aumentar el rendimiento de los sistemas según ISO, nos encontramos con la posibilidad de integrar todas estas normas lo máximo posible, para ello es necesario el uso de la norma UNE 66177:2005 «Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión», añadiendo un factor en la reducción de costes.

Se ve que claramente tanto ISO 9001 (Sistema de Gestión de calidad) , ISO 14001 (Sistema de gestión medioambiental) y ISO 18001(OSHAS) (Sistema de gestión de riesgos laborales) comparten una estructura similar, en todas ellas se busca el ciclo del PDCA o mejora continua, con ello podemos estar hablando de que su integración en un solo sistema integrado (SGI) puede ser fácilmente realizable.

La implantación de la UNE 66177:2005 va a ayudar a simplificar la gestión de los sistemas de tal modo que evitaremos realizar duplicados en múltiples tareas optimizando los recursos de los que se dispone. La integración puede llegar a ser un proceso algo costoso pero que en un medio-corto plazo nos daremos cuenta que el esfuerzo a valido la pena y trabajar con un sistema de gestión integrado produce unos mayores beneficios.

En el desarrollo de la norma UNE 66177:2005 seguiremos el ciclo PHVA, para comprobar que los resultados van a ser fiables y buscar en todo momento la mejora del sistema integrado. Tenemos que pararnos a contemplar posibles interrogantes como el alcance del sistema, su verdadera necesidad, y el riesgo que supone implantar un modelo de este tipo. Comenzando con este trabajo de integración hay que recuperar todos esos procedimientos de cada uno de los distintos sistemas, una vez que los tengamos todas las políticas, manuales y procedimientos, donde en muchas ocasiones se encuentran obsoletos, con ello los agrupamos por afinidad de procesos, pues esta norma UNE 66177:2005 al igual que sus hermanas trabaja por procesos y que dependiendo del estado de madurez de estos se plantean 3 posibles métodos de implantación de la norma: básico, avanzado y experto.

Podemos identificar procesos comunes a los 3 sistemas, pero a su vez puede dar la posibilidad de igualdad de 2 y que uno se quede fuera, y que existan procesos específicos de cada sistema, obviamente se comparte una homología del 100%. Con la siguientes directrices ayudamos en encontrar cuales de esos procesos se encuentran compartidos:

• Compartidos por los 3 Sistemas: revisión de la dirección; control de documentos y registros; gestión de proveedores; control en la recepción de materias primas; control del proceso; control de los equipos de medición y ensayo; gestión de las “No Conformidades”; establecimiento de acciones correctoras y preventivas; modificaciones de proceso y/o producto; desarrollo de planes de control; desarrollo de instrucciones de trabajo; conservación y entrega de materiales; auditorías; gestión de los recursos humanos.
• Comunes a ISO 14001 y 18001 (OSHAS): homologación de productos industriales peligrosos, cumplimiento de la legislación vigente a todos los niveles; control operacional (control de vertidos; control de emisiones; control ruido; control inmisiones; plan control de las instalaciones…); control del personal externo a la empresa; y planes de emergencia.
• Específicos ISO 9001- Sistema de gestión de calidad: modificaciones del diseño del proceso y/o producto; revisiones de ofertas y contratos; gestión comercial; y servicio posventa.
• Específicos ISO 14001- Sistema de gestión de medioambiente: identificación y evaluación aspectos ambientales; gestión residuos y comunicación externa.
• Específicos ISO 18001(OSHAS)- Sistema de gestión de riesgos laborales: homologación de puestos de trabajo; investigación de accidentes, incidentes y riesgos; gestión de los EPIs (Equipos de Protección Individual); y vigilancia en la salud.

En muchas ocasiones nos podemos encontrar ante la posibilidad de una integración parcial de los sistemas, es decir, que no exista una persona encargada sino que haya varias, estaríamos hablando a nivel de empleados pero puede suceder algo similar a nivel de procedimientos, se nos puede plantear la circunstancia de que no todos los procedimientos estén integrados, como bien hemos dicho dependerá mucho del estado de madurez de los procesos dentro de la organización y de la conveniencia de la misma.

Optar por un sistema totalmente integrado en muchos casos no es siempre la mejor la mejor, aunque sí es muy valorable la posibilidad de que exista una persona al frente de mantener un control de la documentación del sistema, ella será la responsable directa de conocer el estado de cada uno de los sistemas y centralizar los documentos desde las distintas áreas, este modelo puede cambiar a uno donde, esa misma misma persona sea quien gestione y suministre los procedimientos, en este caso sería una integración total.

Cuando se desarrolla un proyecto de esta envergadura si es importante que exista continuidad que la persona al mando y el sponsor tenga la involucración necesaria para que se siga apostando por este modelo ya sea total o parcial la integración. Y como es evidente este tipo de integración se puede aplicar al resto de sistemas ya sea el caso de ISO 9000, ISO 27000, ITIL, ISO 20000 y CMMI, siempre y cuando exista una necesidad detectada.