Durante el desarrollo diario de nuestras actividades –tanto en la empresa como en la vida diaria- frecuentemente no conseguimos alcanzar los objetivos que deseamos…  A veces las causas de estos fracasos son fácilmente localizables, pero otras veces no.

La metodología de la linterna propone una forma sencilla de anticipar y solucionar los problemas de una actividad analizando sus posibles causas, lo cual puede ser útil en proyectos o procesos complejos donde sea difícil anticipar fallos, incidencias u otros imprevistos que puedan poner peligro los objetivos planificados.

 

En este artículo detallaremos paso a paso el funcionamiento de esta metodología:

 

A. Concepto

linterna objetivos obstaculosEl concepto de “la linterna” nos dice que cuando encendemos una linterna y apuntamos a un objetivo, sabemos qué es lo que queremos iluminar, pero a veces hay obstáculos por el camino que impiden que llegue la luz.

De aquí, podemos sacar varias ideas:

– Cuando hay un problema, lo que vemos es que no llega la luz al objetivo donde estamos apuntando, pero muchas veces no vemos cuáles son las causas que están obstaculizando la luz.

– Para conseguir solucionar el problema, primero habrá que identificar las causas que lo han generado (los obstáculos), para luego actuar sobre ellas.

– Todo objetivo se puede alcanzar si sabemos apuntar bien y gestionamos los obstáculos que vayan apareciendo.

 

B. Cómo aplicar la metodología: Resolver problemas y evitar que se repitan

Una vez detectado un problema, la forma propuesta para solucionarlo de forma eficaz es esta:

1º) Definir el problema: Cuál era el objetivo a alcanzar, y cuál ha sido la realidad

A partir de ahora llamaremos “problema” (o incidencia / desviación / no conformidad) a la diferencia entre el objetivo que teníamos previsto alcanzar, y lo que hemos alcanzado realmente.

Habrá que concretar exactamente cuál era el objetivo esperado, cuál ha sido el problema, y recopilar todos los datos posibles para poder estudiarlo después.

Algunas preguntas útiles para esta fase son: ¿Qué ha pasado? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿En qué actividad o proceso? ¿Es un problema repetitivo? ¿Hay evidencias o registros de lo sucedido? ¿Hay datos históricos de la actividad? ¿Hay situaciones similares con las que comparar?

 

2º) Definir los factores que influyen en el objetivo a alcanzar

Antes de sacar conclusiones sobre cuáles son las causas que han producido el problema, es importante conocer bien el proceso que hemos seguido.

factores que influyen en los objetivos

De forma genérica, desde que se fija un objetivo hasta que se alcanza, se realizan una serie de actividades que se pueden clasificar en estos grupos:

  • – Diseño y planificación
  • – Asignación de medios y recursos
  • – Realización de las actividades planificadas
  • – Control y seguimiento de los resultados
  • – Externalidades e imprevistos

En la mayoría de casos (tanto en actividades empresariales como en la vida diaria), cada vez que ocurre un problema, sus causas están asociadas a una o más de estas categorías.

Algunas preguntas útiles para esta fase son: ¿Qué actividades están involucradas? ¿Cuáles son los inputs? ¿De qué depende que el proceso salga bien o mal?

 

3º) Identificar las causas del problema

Llegados a este punto ya conocemos los detalles del problema (paso 1) y los factores que han podido influir en su aparición (paso 2). Ahora solo falta estudiar los datos para confirmar o descartar cada uno de los factores, y así encontrar las causas que han provocado el problema.

ejemplo de posibles causas de fallos

Para hacer el análisis más detallado, podemos crear una tabla con las posibles causas y los indicios que tenemos. También podemos ayudarnos usando diagramas causa-efecto, diagramas de afinidad, organizar grupos de trabajo, etc.

Algunas preguntas útiles para esta fase son: ¿Qué cosas podrían haber salido mal? ¿Qué ha cambiado para que esta vez haya salido mal y otras veces salga bien? ¿Estamos olvidando considerar algo?

 

4º) Establecer acciones correctivas

Una vez conocidas cuales son las causas del problema, proponemos soluciones.

Normalmente hay más de una solución posible para cada problema, por lo que lo ideal sería proponer varias soluciones y luego elegir la que mejor se adapte a nuestro caso.

Por último, implantamos las soluciones y verificamos que se ha corregido el problema y que no vuelve a suceder.

 

C. Ejemplo

1º) Definir el problema

En un proceso de fabricación teníamos previsto fabricar 100 unidades de un producto al día. No obstante, estamos viendo que solo somos capaces de fabricar 80 unidades al día.

De esta forma, el problema es que hay 20 unidades al día que se quedan sin fabricar.

(Otro ejemplo podría ser que los productos que fabricamos no son conformes con las especificaciones, y por lo tanto no se pueden usar).

 

2º) Definir los factores que influyen en el objetivo a alcanzar

Para un proceso de este tipo,  los factores se pueden clasificar en estas categorías:

  • Diseño y planificación
    • ¿El proceso está bien diseñado?
    • ¿Planes, procedimientos, especificaciones… bien definidos?
    • ¿Los objetivos fijados son alcanzables?
    • ¿Hay contradicciones entre los requisitos que se piden en los diferentes documentos?
    • ¿Coordinación adecuada entre personas, departamentos, colaboradores, proveedores…?
  • Recursos asignados
    • ¿Las instalaciones y equipos son los adecuados?
    • ¿Hay personal suficiente y con la formación requerida?
    • ¿Materias primas y logística adecuadas?
  • Ejecución de las actividades
    • ¿Se han seguido los procedimientos?
    • ¿Ha habido problemas o cambios durante el proceso?
    • ¿Ha sido un error humano?
    • ¿Ha habido algún descuido u olvido?
    • ¿Hay habido un fallo de comunicación?
  • Control y seguimiento
    • ¿Están definidas y controladas las actividades clave?
    • ¿Se han fijado y se cumplen los límites de aceptabilidad?
    • ¿Se han fijado y se cumplen los puntos de inspección?
    • ¿Equipos calibrados/verificados?
    • ¿Mantenimiento preventivo/correctivo adecuado?
  • Externalidades
    • ¿Ha habido imprevistos no evitables?
    • ¿Hemos olvidado considerar algo?
    • ¿El error ha sucedido por causas ajenas a nosotros?

 

3º) Analizar los datos para identificar las causas del problema

El problema podría haber ocurrido por distintas causas: Por haber diseñado mal el proceso, por ser un objetivo demasiado ambicioso, porque no se han realizado las actividades como estaban planificadas, porque los controles no han funcionado, porque ha habido imprevistos, porque los equipos no son los adecuados, porque los trabajadores no tienen formación o experiencia suficiente, porque las materias primas llegan tarde y entorpecen la producción…

Es importante acertar con la causa raíz del problema, ya que de otro modo las soluciones que propongamos no serán eficaces.

Analizando los datos del proceso, podremos llegar a la conclusión –por ejemplo– de que en el diseño habíamos previsto que las maquinas funcionaran 8 horas continuadas al día, pero en la realidad solo funcionan 6.5 horas al día porque necesitan las otras 1.5 horas para actividades de limpieza, mantenimiento y cambios de utillajes.  Esto hace que, en lugar de fabricar 100 unidades al día, se fabriquen solamente 80.

 

4º) Establecer acciones correctivas

Una vez localizada la causa del problema, podemos proponer varias soluciones:

  • – Adquirir nuevas máquinas, o sustituir las que hay por otras nuevas más eficientes.
  • – Implantar la metodología SMED para disminuir tiempos muertos.
  • – Realizar las actividades de mantenimiento fuera del horario laboral.
  • – Ampliar la jornada de 1 turno a 2 turnos diarios para tener más tiempo productivo.
  • – Cambiar el diseño del producto para que se pueda fabricar más rápido.

 

Cualquiera de estas soluciones resolvería el problema. Ahora depende de la estrategia de la empresa elegir una u otra solución.

Finalmente, una vez decidida qué solución se va a implantar, solo queda verificar que el problema se ha solucionado, y que no se vuelve a repetir.

Autor: Jorge Jimeno Bernal

 

Otras metodologías similares para analizar y corregir incidencias:

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La Metodología de la Linterna – Cómo resolver problemas analizando sus causas, 5.0 out of 5 based on 5 ratings

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