“Getting things done“, o GTD, es una metodología de organización de actividades creada por David Allen, quien escribió un libro explicando su desarrollo. Evidentemente, no es la panacea, es un método más, por lo que a algunos les servirá y a otros no.

Portada del libro «Getting Things Done» (D. Allen)

El GTD consta de 4 pasos:

1. Recopilar: es la captura de ideas, tareas, recordatorios… todo esto lo incluiremos, nada más aparecer, en un mismo lugar o “carpeta de entrada” (digital o física) para no perder u olvidar ninguna idea/tarea.

2. Procesar: es el momento de “sacar” la idea de nuestra carpeta. Entonces, nos preguntamos “¿Esto requiere una acción o no?”

– Si requiere acción, analizo si tengo que delegar o si debo actuar yo mismo, caso en que la archivaré en la “carpeta” que le corresponda.

– Si no requiere acción, o bien la elimino o bien la archivo.

La regla más importante del GTD podemos incluirla en este apartado, es la regla de los 2 minutos, que dice que, en el momento en que localice una tarea en la carpeta de entrada que pueda solucionar en 2 minutos o menos, debo ponerme con ella para dejarlazanjada.

3. Organizar: lo asignado anteriormente a mi deber lo ordeno en las siguientes carpetas:

– Próximo: debe  realizarse con relativa inmediatez.

– Proyecto/s: carpeta dividida en subcarpetas con nombre de cada uno de mis proyectos y, dentro de cada subcarpeta, cosas que debo hacer relativas a cada proyecto.

– En espera: cosas que estamos esperando de otras personas.

– Algún día o tal vez: cosas con prioridad vaga, sin necesidad de ser realizadas.

4. Revisar: comprobaré de forma periódica el estado de mis tareas, si han avanzado, si se han solucionado, si hay nuevas tareas… Como mínimo debo revisar las tareas una vez al día, pero lo mejor es hacerlo 2 veces, una al principio del día y otra al final. Eso sí, este punto ha de hacerse de forma ágil y sin perder el tiempo.

Como bien he dicho al principio, es un método de organización más, no un remedio milagroso, pero yo os lo dejo aquí resumido por si a alguien le puede ayudar a no perder los papeles con sus tareas. Podéis encontrar más información en miles de webs.

 

Autor: Jaime Álvarez

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