¿Qué es un checklist?

Las «listas de control», «listas de chequeo», «check-lists» u «hojas de verificación», son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o  inspector no se olvida de nada importante.

Para qué sirven las listas de chequeo

Los usos principales de los checklist son los siguientes:

• – Realización de actividades en las que es importante que no se olvide ningún paso y/o deben hacerse las tareas con un orden establecido.
• – Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
• – Verificar o examinar artículos.
• – Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las causas de los defectos.
• – Verificación y análisis de operaciones.
• – Recopilar datos para su futuro análisis.

En definitiva, estas listas suelen ser utilizadas para la realización de comprobaciones rutinarias y para asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por alto, además de para la simple obtención de datos.

La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que podrá ser revisado posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado.

¿Cómo usar las checklists?

Es importante que las listas de control queden claramente establecidas e incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés para la organización. Es por ello preciso que quede correctamente recogido en la lista de control:

• – Qué tiene que controlarse o chequearse.
• – Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo correcto y qué lo incorrecto).
• – Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo.
• – Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.

Conviene, por último, que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder obtener información previa sobre posibles motivos que han causado la disconformidad.

Por otro lado, si vamos a usar los check lists para la obtención de datos, también se pueden utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o actividad. También se utilizan para reportar diariamente el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia y/o dispersión de la producción, sin que sea necesaria la realización de estadísticas o gráficas de mayor complejidad.

Posibles aspectos a verificar

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso son estos:

– ¿Se han seguido los procedimientos?

– ¿Los productos cumplen con las especificaciones?

– ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad…  están dentro de las tolerancias?

– ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc?

– ¿Se han rellenado los registros?

– ¿Ha habido alguna incidencia?

– ¿Los equipos estaban en correcto estado de mantenimiento? ¿Y estaban calibrados / verificados?

– ¿El producto final es conforme?

Ejemplo: Crear una lista de chequeo

A continuación tienes un ejemplo de check-list para descagar:

Descargar formato de check list (en MS Office Word).

El checklist del ejemplo podría servir a una fábrica para controlar puntualmente sus productos una vez salidos de la línea de producción. De esta forma, se comprobarían los aspectos señalados de cada producto inspeccionado, identificando el producto por su código y sirviendo el propio checklist como registro, que se guardaría en el archivo y podría dar información en el futuro acerca de qué productos se han inspeccionado cada día y cuál ha sido el resultado de la inspección.

Nota: Si te gustaría que añadiéramos otro ejemplo de checklist distinto, o tienes ideas sobre otros modelos para poner aquí, por favor, dínoslo en los comentarios de abajo.

Autores del artículo:  Rodrigo González González y Jorge Jimeno Bernal. Año 2012.

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