Este es el primero de una serie de artículos con un fin común, el conseguir crear unas guías básicas para la planificación y ejecución de auditorias en el ámbito de las certificaciones de las Normas ISO. Analizaremos los requisitos de cada una de las normas y en base a estas formularemos una serie de preguntas que podrán ser expuestas en el momento de la auditoria donde, por supuesto, entrará en juego el conocimiento del auditor en el sistema de gestión correspondiente.

qqwPara nuestro primer caso estudiaremos la Norma ISO 14000, esta norma se encarga del Sistema de Gestión Medioambiental de las organizaciones y se enfoca en marcar las directrices hacia la excelencia de las organizaciones en el ámbito ambiental, y ayuda a planificar el camino hacia el cumplimento de la normativa medioambiental vigente creando por tanto una Política Ambiental en la Organización.

Como cualquier norma ISO está estructurada en una serie de puntos, donde en cada uno de ellos tiene cabida un objetivo concreto enfocado hacia una mejora de la organización. Vamos a tratar de explicar cada punto de la norma y a continuación enunciar algunas posibles preguntas para el momento de la auditoria.

Punto 4.1: Requisitos generales: todo sistema de gestión a de sostenerse sobre unos cimientos fuertes estos deben tener una definición y un alcance.

Pregunta/s (P): ¿Existe algún documento que acredite que la organización posee un sistema de Gestión Medioambiental, donde aparezcan tanto su definición como su alcance?

Punto 4.2: Política ambiental: en la misma línea que el punto anterior se necesita poseer una política sólida sobre medio ambiente.

P: ¿La organización posee algún documento donde se haga referencia la política que se guarda con respecto al medio ambiente? – ¿En este documento se encuentran incluidos los parámetros de: mejora continua, requerimientos legales, actividades de la organización en ámbito medioambiental? – ¿Se establecen objetivos coherentes a la actividad de la organización? – ¿Existe algún soporte donde se menciona la periodicidad de revisión de políticas así como evidencias del mismo? – ¿Cómo se realiza la comunicación de las políticas?

Punto 4.3: Planificación: cada organización debe mantener actualizados sus reglamentos legales, así como objetivos, metas u otros propósitos marcados.

P: ¿Existe un documento donde se recojan los aspectos ambientales, requisitos legales y se marquen los objetivos de la empresa? – ¿Se detalla en algún documento como hace la empresa para determinar cuales son los parámetros ambientales mas significativos? – ¿Estos parámetros guardan relación directa o no con la actividad que genera la empresa? – ¿Dentro de estos parámetros ambientales se establece la priorización y los objetivos reales? – ¿En base a ellos, se mantiene una regulación de los mismos según las leyes vigentes y se establecen parámetros aceptables? – ¿En caso de infracción de objetivos o normativa marcada, que acciones correctivas son llevadas a cabo? – ¿Existen pruebas que evidencien el acontecimiento de las acciones y si siguen en vigencia o no, así como una planificación de las mismas? – ¿en esta ficha de planificación se establecen vectores como: persona responsable, fecha de finalización, acción llevada a cabo?

Punto 4.4: Implementación y operación: este punto es extenso y abarca desde los recursos y responsabilidades hasta la documentación y la preparación ante emergencias.

P: ¿Existe un organigrama donde aparezcan las funciones y responsabilidades? – ¿Dentro de estas funciones aparece de forma clara la normativa referente a ISO 14000? -¿Los empleados reciben información y formación concerniente a la Norma? – ¿Qué métodos usa la empresa para crear una consciencia de medio ambiente? – ¿En caso afirmativo, que evidencias puede presentarme? – ¿En la misma línea que soportes se utilizan para conocer el estado de los objetivos y el avance de proyectos medioambientales? – ¿Los empleados conocen el estado de los objetivos? – ¿Se hace uso de documentos donde aparezcan con detalle la gestión de parámetros medioambientales? – ¿En base a los proveedores, hay algún soporte que avale la responsabilidad de la empresa a la hora de su contratación y que parámetros se analizan? – ¿Y de estos proveedores con respecto al medio ambiente? – ¿En el caso de accidente ambiental, existe algún procedimiento que indique el modo de actuar? – ¿En este procedimiento se documentan las acciones tanto preventivas como correctivas para minimizar el daño ocasionado o potencial? – ¿Para la prevención de accidentes, se han identificado posibles focos de riesgo? -¿Se realizan pruebas para tener conocimiento del estado de los sistemas en relación al medio ambiente?

Punto 4.5: Verificación: al igual que el punto anterior abarca una amplia gama de subpuntos, seguimiento y medición, no conformidades, acciones de control, registros…trataremos de formular preguntas genéricas y en función de la situación el auditor podrá profundizar más en cada tema.

P: ¿Qué tipo de seguimiento y con periodicidad se realiza el control de las operaciones en su impacto medioambiental? – ¿En referente al uso de maquinaria, existe algún tipo de calibración para cumplir la legislación? -¿Existe pruebas de los controles que se realizan? – ¿Para las no conformidades y relacionados existe algún soporte para su tratamiento? -¿Hay registros de las acciones llevadas a cabo y su almacenamiento? -¿Que realiza un análisis de la causa raíz del problema para conseguir una mejora consistente? – ¿Para completar  el ciclo, se cuenta con evidencias sobre el cierre de la acción y su probada eficacia? – ¿Para los registros generados, existe un almacenaje protegido? – ¿estos se encuentran protegidos y de fácil accesibilidad? – ¿Centrándonos en las auditorias internas, que planificación existe de estas? – ¿Qué resultados han generado estas auditorias? – ¿Podría enseñarme evidencias sobre las no conformidades y acciones asociadas a ellas?

Punto 4.6: Revisión por la dirección: Como en todo cumplimiento de Norma la dirección debe volcarse y formar parte de esta actividad de mejora de la organización, en este punto la dirección busca aquellos posibles fallos detectados y analizar tanto el alcance del sistema de medio ambiente como todos sus elementos.

P: ¿La dirección con que periodicidad analiza el sistema de gestión ambiental? – ¿Dentro de este análisis se recoge la opción de oportunidades de mejora, así como la reformulación de objetivos y política ambiental?- ¿Se hace referencia a las acciones detectadas y al modo de actuación? – ¿Cómo interviene la dirección en la toma de decisiones de este ámbito? – ¿En base a estas directrices se crea un informe de dirección donde se recoja todo esto? – ¿Cuándo se toman decisiones sobre el cambio en la gestión del sistema ambiental se recoge en algún lugar? – ¿Podría mostrarme evidencias sobre este suceso? – ¿Se hace una reflexión final como resultado de la gestión global sobre el sistema de gestión ambiental? – ¿se realiza una comunicación sobre esto?

Con este articulo se pretende crear una directrices hacia una auditoria genérica en ISO 14001, por supuesto dependiendo de la situación de la auditoria y el proceso a auditar se podrá profundizar mas en algunos aspectos como indicadores, actividad dañina para el medio y acciones llevadas a cabo.

Espero sea de ayuda y podáis utilizarlo en la realización de vuestras check lists.

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