Getting Things Done (GTD) se puede traducir como «Resolviendo las cosas» o «Consiguiendo tener las cosas hechas».  Es una metodología para ayudarte a organizarte y gestionar tus tareas por hacer, que busca darte pautas para ser más eficiente en tu vida.

El autor del método GTD es David Allen, quien publicó en 2001 el libro Organízate con eficacia donde recoge sus enseñanzas.

 

En qué consiste el método GTD: Sus principios

El método trata de cómo debemos organizarnos para abordar de la mejor forma posible (eficaz y eficientemente) las tareas que tenemos pendientes por hacer. Para ello David nos da sus principios:

La idea principal consiste en que en vez de guardar de memoria en la cabeza la lista de tareas que tenemos pendientes, es mejor liberar nuestra mente, guardando estas tareas en otro lugar (por ejemplo, creando listas por escrito). De este modo, podremos dedicar nuestra mente por completo a concentrarnos en hacer las cosas que tenemos pendientes. Con esto conseguimos almacenar y hacer un seguimiento de las tareas pendientes de forma sencilla.

Esta forma de organizarnos nos permitirá abordar las tareas que tenemos por hacer una por una, sin olvidarnos de las cosas importantes y sin agobiarnos ni estresarnos, que es lo que nos hace bloquearnos en el día a día cuando las tareas por hacer se acumulan, haciéndonos sentir que no nos da tiempo a abarcarlo todo.

Esta metodología puede aplicarse tanto a nuestra vida laboral como a nuestra vida personal, y el concepto de «tareas por hacer» puede referirse a algo tan amplio como a las actividades propias del trabajo, como a tareas del hogar, familia, amigos, etc. (hacer documentos, entregar informes, mandar emails, hacer llamadas telefónicas, hacer recados, programar citas, hacer tareas domésticas, etc.).

 

Pasos para llevar a cabo el método GTD

Los pasos para aplicar GTD básicamente consisten en primeramente hacer una lista de tareas para luego procesarla, planificando cual es la mejor forma de ejecutar las tareas y posteriormente, con este trabajo de planificación realizado, poder dedicarnos a ejecutarlas una por una siguiendo la planificación inicial. Esta forma de funcionar es muy eficiente porque al haber planificado todo primeramente, posteriormente podemos centrarnos únicamente en hacer las cosas sin preocuparnos de lo demás, lo que nos permite enfocarnos más en la tarea en la que estamos realizando en cada momento, siendo más eficientes y sin tener estrés ni preocupaciones.

No podemos negar que esta forma de funcionar tiene ciertas similitudes con otras metodologías, como el ciclo PDCA, o con cualquier metodología de planificación. En general, podemos decir que en proyectos grandes, en tareas largas o en listas de cosas por hacer con muchos elementos, dedicar al inicio un tiempo a poner las cosas por escrito y pensar en cómo vamos a hacer las cosas (planificar) facilita mucho la ejecución posterior de dichas tareas.

Los pasos para aplicar el método GTD son los siguientes: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer.

1. Recopilación de las tareas: El primer paso es recopilar las tareas por hacer o los elementos que queremos monitorizar. Se trata de agrupar en cubos las cosas que debemos recordar, realizar o mantener monitorizadas.

Con «cubos» nos referimos de forma genérica al lugar donde guardar esta información. Por ejemplo en una libreta de papel, agenda o documento de Word. Un sitio sencillo donde poder almacenar y posteriormente acceder a dichos datos.

Podemos hacer una agrupación, o cubo, para cada contexto (por ejemplo, tareas del trabajo, tareas del hogar…).

Con este primer paso liberamos a nuestra mente de tener que recordar todo el rato esta lista de cosas pendientes, para pasar a tenerlas escritas en el cubo, donde posteriormente podremos acceder a ellas y gestionarlas.

 

2. Procesar la información: El segundo paso consiste en procesar la información recopilada en el paso 1. Para ello tenemos que ir a cada cubo que hemos creado anteriormente, y analizar elemento por elemento (tarea por tarea), uno por uno.

Para cada elemento debemos preguntarnos si este requiere de una acción o no:

– Si el elemento (tarea) requiere una acción para ser realizado: Debemos diferenciar si esta acción la tenemos que hacer nosotros mismos (en este caso la archivaremos para realizarla posteriormente), o bien, si le corresponde hacerla a otras personas (en este caso delegaremos para que la realice quien corresponda).

Como caso particular de lo anterior, David pone una excepción: Aquellas tareas que se puedan realizar en menos de dos minutos. En este caso, hay que considerar si vale la pena archivarlas para realizarlas posteriormente, o si no sería más rápido hacerlas ya inmediatamente.

– Por contra, si el elemento (tarea) no requiere una acción para ser realizado: Debemos considerar si archivarlo para hacer un seguimiento posterior, o simplemente desecharlo (borrarlo).

 

3. Organizar los elementos en listas: El tercer paso consiste en organizar los elementos en estos grupos o listas sugeridas:

– Acciones por hacer próximamente: Para cada elemento, definir qué acciones implica hacer. En este grupo estarán las acciones pendientes de hacer con más inmediatez.

– Proyectos: David denomina proyectos a aquellos elementos que requieren múltiples acciones, o que consisten en tareas inconclusas o reiterativas, y que por lo tanto necesitan un seguimiento en el tiempo y una supervisión periódica.

– En espera: Aquí se incluye, por ejemplo, cuando dependemos de un evento o acción externa, o  hay una tarea que hemos delegado a otra persona. En este caso, debemos hacer un seguimiento a la espera de que estas acciones se realicen.

– Posibles cosas a futuro (quizá algún día): Cosas de poca prioridad que no tenemos pensado realizar próximamente, pero que tal vez en el futuro queramos realizar.

Las listas se pueden complementar con calendarios para las citas y reuniones fijadas para fechas y horas concretas.

A continuación puedes ver un diagrama de flujo simplificado de cómo usar GTD, obtenido de la Wikipedia:

4 y 5. Revisar y hacer: Una vez completados los pasos anteriores solo nos queda revisar periódicamente las listas de tareas para comprobar su estado y evolución, hacer las cosas que corresponda y mantener actualizadas las tareas y listas.  Deberíamos hacer esta revisión al menos una vez al día.



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