Hoy me salgo de mi programa de auditorias para hablar de una metodología desarrollada por nuestros compañeros de Renault Consulting, grandes profesionales y capacitadores en las organizaciones. El tema a tratar es el método SPIN, que se basa en la mejora de los resultados en las operaciones de la empresa desde la necesidad de la mejora a la implantación de un proyecto y su objetivo final. Siguiendo la base de cualquier metodología de mejora con 6σ o análogas, hay una serie de etapas con unos hitos definidos. Y que amenice la realización del proyecto así como la implicación de las personas implicadas, en todo momento si una metodología no da el resultado esperado ya bien sea por su dilatación en el tiempo o falta de entusiasmo de los participantes el cambio a otras favorece que se creen unas nuevas expectativas al trabajar con modelos diferentes, donde juega un papel crucial el modo de presentarlo y capacidad de los coaches a la hora del seguimiento del proyecto y ayudar tanto en la capacitación al empleado como en hacer un uso racional y mínimo de los recursos disponibles.

Vamos a analizar en que consiste en el modelo SPIN, sus etapas con despliegue de hitos en cada una de ellas así como la herramienta que se usa para llevar a cabo este tipo de proyectos denominada ELLIPSE, de la que provienen sus 7 etapas manteniendo la lógica de DMAIC para conseguir en ciclo de la mejora continua. Vamos a desgranar cada una de las 7 etapas:

E- Establecer dinámicas de mejora: con ellos vamos a conseguir que una vez que se detecte una necesidad se creen un grupo capaz de solucionar el problema. Durante esta etapa debemos mantener que la dirección forme parte de esta mejora y de su compromiso, que exista un conocimiento claro y global del “modus operandis” en proyectos de mejora, y que exista una estructura establecida de como deben estar formados los grupos de proyectos y jerarquizarla.

L- Lanzamiento de los proyectos: obviamente que antes de realizar el lanzamiento hay que buscar cual es el objetivo y definirlo (en el periodo de tiempo hasta alcanzar el objetivo final es necesario marcarse pequeños objetivos para tangibilizar los resultados de nuestras acciones), dentro del equipo establecer el rol de cada persona con un jefe de proyecto que encabece el equipo, planificar el proyecto en el tiempo,

L- Lectura de datos y su posterior tratamiento: como en cualquier proyecto basado en la mejora de procesos tenemos que contar con una base de datos que ayuden a visualizar de forma grafica donde y como se están cometiendo los fallos, además estos datos nos van a ayudar a crear las variables Ys y Xs. Cualquier analista de datos ha de comenzar por definir estas interrogantes y desde ellas definir cual es el mejor análisis estadístico.

I- Identificación de la causa raíz del problema: buscamos mejorar el problema llegando a la causa raíz que lo origina, para ello es útil contar con diferentes herramientas que nos ayuden en esta tarea, la utilización de diagramas de Ishikawa o 5Porques, ayudaran a enumerar una lista de posibles candidatos para nuestros problemas y poder profundizar en ellos hasta alcanzar el objetivo del propósito.

P- Planificación de las acciones para la solución: una vez identificada la causa hay que buscar potenciales soluciones, entonces para ello se puede generar una lista, a partir de ella se establece una jerarquía y se comprueba que efectivamente las que encabezan la clasificación van a dar los resultados esperados tras obtener las conclusiones de las personas dentro del equipo con la ayuda de especialistas en el ámbito. Con esto se presenta a dirección para que también tengan participación y valoren las posibles soluciones, tras su validación se realiza una puesta en marcha y se obtienen los primeros resultados a valorar, con su consiguiente efecto en el proceso en cuestión.

S- Creación de estándares: lógicamente una vez alcanzado el objetivo final del proyecto habiendo superado todos los hitos que se han marcado hay que realizar la estandarización del proceso para que se vuelvan a cometer fallos y para que todas las personas implicadas tengan constancia de los cambios realizados y aplicarlos en un futuro en proyectos de la misma envergadura. Podemos crear una planificación de controles o auditorias que ayuden a verificar que los cambios implementados ayudan a mejorar los resultados y que estos se mantienen en el tiempo. Con todo ello se crea un balance económico para contabilizar de forma financiera la valía del proyecto.

E- Economía: enganchando con el final de la fase anterior es importante que estos proyectos tengan un impacto cuantificable en la organización es decir, no solo ver que el proceso marcha mejor sino económicamente hablando ver como se maximizan los recursos con el menor coste posible, y conseguir una alta rentabilidad en la puesta en marcha de los proyectos, y obtener resultados plausibles en los costes tanto de calidad como de no calidad, viendo que los márgenes son mayores.

mejora

Para dar los últimos matices a esta metodología pero aplicables a cualquier otra destaco la importancia que tiene que se cree una batería de proyectos de mejora una vez detectada la necesidad, priorizarlos y crear paquetes en función de similitud de procesos, muy importante de ser conscientes de que la inviabilidad de realizar todos los proyectos a la vez, planificarlos en el tiempo y conocer cual es el problema de cada uno para utilizar diferentes metodologías pues todos lo problemas no van a necesitar las mismas metodologías. Una vez priorizados los proyectos establecer fuentes de información y una comunicación transversal para que sea de utilidad en futuros proyectos. Una vez que se apueste por el despegue de un proyecto crear un equipo dinámico y motivado que crea en el proyecto, pues he conocido el caso de muchos proyectos se van al traste por falta de tiempo o motivación, por lo que resalto la figura de los expertos o COACHES que ayudan a avanzar en esos momentos difíciles y a motivar a las personas en momentos de estrés.

Como siempre digo espero que os ayude en vuestra búsqueda hacia la excelencia operacional y podáis implantar con éxito cualquier proyecto de mejora que propongáis.



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