Buenas a todos, hacía tiempo que no escribía, y lo cierto que el otro día me encontré con un problema de gestión de trabajo importante, y quería compartir y tratar de dar sentido a la organización del trabajo.

En vísperas de pasar la tan “prestigiada” ISO 9001, me acerqué al Departamento de Compras para pedirles como gestionaban ciertos procesos de gestión de proveedores y los últimos procesos de licitación.

El caso que me encuentro allí es que ninguno sabia donde se encontraba la mapatura de procesos y había cierto caos con la ordenación/organización del trabajo, mi sentimiento no fue otro que, “chicos o nos organizamos un poquito con el trabajo  y el papeleo o vamos a suspender”, mi trabajo es de Gestor de la Calidad, y para este año el departamento de compras es uno a los que hay que auditar. Me gusta organizar antes las auditorias para facilitar el trabajo a los compañeros que vienen a pasar la inspección.

Al llegar allí y encontrarme con esa desorganización pensé que teníamos que ponernos manos a la obra con las cosas más importantes para un departamento, el know-how del departamento debe ser transferible a cualquier persona y en el tiempo, si la gente sabe cómo funciona per no está plasmado en ningún lado, esas personas pueden dejar la organización y que se pierda el know-how.

Esto es malo muy malo para todos, porque hace que se degenere el servicio si no están esas personas, y muy malo para la gestión del conocimiento porque lo tienen las personas (que está bien y es importante) pero debe haber un documental donde además las nuevas personas que entran en la organización tengan acceso a ella.

Dicho esto, nos pusimos manos a la obra a pintar los procesos para nuestras RFPs y RFIs. Y me ayude es parte de un artículo escrito en esta página acerca de la mapatura de procesos, muy interesante y que aplica la lógica de los procesos por niveles, tras varios días de trabajar con el equipo de compras pudimos realizar un mapeo de todo el departamento y un Cuadro de mando donde pusimos indicadores que debía seguir el departamento, admito que en poco tiempo realizamos un trabajo digno. La resolución de si pasamos la auditoria al final del artículo.

Por otro lado teníamos pendiente la gestión de órdenes y papeleo administrativo que se generaba dentro del propio departamento, obviamente, en la auditoria deberíamos pasar el control gestional de la documentación, en este caso, me encontraba con que no se sabía dónde se alojaban los documentos o quien los había realizado, tal era el caso que pregunté “en esta orden quien el último en realizar modificaciones y nadie lo sabía, es el típico caso que te encuentras con los niños, “quien ha roto a esto?” y no ha sido nadie. Bueno pues con respecto a esto también trabajamos para ganar orden en la gestión y administración documental.

Buscamos diferentes Gestores documentales, para el caso no pudimos digitalizar todos lo que queríamos pero empezamos a dar sentido al trabajo, y organizar las órdenes de compra utilizamos un método Kanban que ayudo a  saber dónde y quien tenía la orden. Mejoro mucho la capacidad organizativa del departamento.

Queréis saber si pasamos o no la auditoria?

Pues la  pasamos, pero estuvimos cerca de no pasarla, en concreto para este departamento tuvimos varias No Conformidades y alguna Acción Correctiva. Y los auditores dijeron que como la organización de un departamento de compras se había “no gestionado” de esa manera todo ese tiempo.

La moraleja de la historia es, tened cuidado con la calidad, no es una cosa de pasar la auditoria y de un momento, sino que es una filosofía de vida, la calidad es clave no para pasar la auditoria sino para gestionar el día a día de forma eficiente.



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