El tema a tratar hoy es la utilidad de crear informes con la periodicidad que corresponda, analizaremos a fondo que se debe y que no se debe incluir dentro de estos informes y como plantearte una forma eficaz de llevarlos a cabo, tener la información adecuada implica vivir de manera efectiva.

reporA todos nosotros nos llegan por un lado u otro informe diarios, cierre de semana, etc; en ellos aparecen una serie de datos nos desvelan como ha ido funcionando un sistema, podemos interpretar tendencias, aplicar mejoras o conocer fallos; Puede darse el caso que nos llegue un reporting que sea la conversión numérica de un jeroglífico egipcio y pensemos- “¡Qué demonios es esto!”- en más de una ocasión nos hemos encontrado ante esto. Entonces, ¿Cómo realizar un reporting para poder entender o explicar cómo funciona nuestro sistema?, es muy sencillo, nos debemos realizar las preguntas clave: ¿A quién va dirigido?, ¿Qué queremos transmitir?, ¿Cómo vamos a mostrar esta información?, ¿Cuándo nos va a ser más beneficioso mandar esa información? y ¿Por qué mandar esta información?.

Vamos a desglosar cada una de estas preguntas por partes, para poder das una serie de bases sobre las que poder trabajar y que ayudemos a reflexionar en esos reportes que realizamos cada semana.

¡COMENCEMOS!

Disponemos de una información, bien, tenemos una pila de datos y queremos empezar a documentar de una manera efectiva una serie de indicadores, tendencias, mostrar la eficacia de acciones para la mejora continua de nuestros sistemas o procesos,  conocer donde nuestro sistema falla…y mostrarlo de una forma entendible a todo nuestro público objetivo.

Primera pregunta¿A quién va dirigido?: a nuestro director, a nuestro equipo de trabajo, a un departamento totalmente opuesto, por supuesto cada una de estas personas van a necesitar una información u otra de entre esa colosal información de que disponemos. Concretemos y filtremos la información, seamos concisos pero exactos, porque de lo contrario vamos a conseguir que al poco tiempo de abrir nuestro correo dejen de leerlo o que no encuentren la información necesaria.

Segunda pregunta- ¿Qué queremos transmitir?: hemos cerrado la semana y vamos a dar a conocer como hemos estado funcionando, bien, aquí vamos a ver si hemos conseguido los objetivos, si nuestro trabajo es digno de elogio, si detectamos fallos y debemos implantar mejoras, conocer las tendencias que vamos marcando durante un periodo determinado de tiempo. Para ello se definen una serie de indicadores que serán de ayuda a la hora de mostrar la productividad, explicado en el siguiente articulo “Como establecer indicadores y objetivos”.

Tercera pregunta- ¿Cómo vamos a mostrar esa información?: hay un cúmulo de gráficas que podemos encontrar en nuestro software estadístico para mostrar estos datos. Tenemos la opción de mostrar nuestra información de forma más visual, gráficos, o mediante tablas que vayan acompañadas de una señalización en función de su buena o mala tendencia.

Habrá que tener cuidado con la comparativa de datos, debemos ser exactos en saber que comparamos y de donde extraemos datos, juntar peras con manzanas no da un buen resultado, a no ser que vaya después de la comida, es un hecho probado. Seamos conscientes de que manera nuestros datos van a quedar más claros y conseguir su objetivo, las gráficas para mostrar periodos de tiempo medio-largos son efectivas, nos demuestran tendencias, si queremos detectar fallos trabajemos con gráficos de control, si por el contrario queremos hacer un detalle propiamente numérico la señalización con colores será nuestra opción.

Cuarta pregunta- ¿Cuándo nos va a ser más beneficioso mandar esa información?: en que momento queremos que esta información esté disponible, depende en cierta parte de nosotros, a no ser que haya unas directrices desde dirección que nos marquen los momentos de publicación. En cualquier caso debemos saber de cuando vamos a disponer de una información fiable que manipular y trabajar para realizar este reporting. Si tenemos una reunión, podemos mandar la información unos días antes para que las personas estudien los datos y se familiaricen con ellos, en el caso que proceda, obviamente, no es condición sine qua non, pero si lo es conocer en qué momento podemos empezar a trabajar con una información con datos fiables y con la calidad suficiente para concurrir en el menor error posible.

Quinta pregunta- ¿Por qué mandar esta información?: tenemos que dar a conocer nuestra producción, operatividad, influencia de acciones de mejora, propuestas de cambios, errores cometidos, etc; Sin esto nada podríamos hacer por conocer cómo funcionan nuestros sistemas y hacia donde queremos dirigirlos, si llegamos al cumplimiento o no de objetivos, cuando disponemos de una información organizada la posibilidad de que aparezcan nuevas ideas es mayor, en definitiva, la utilidad de esta información marcara la pautas de trabajo en el futuro,

Parece sencillo ¿verdad?, no está de más recordar como trabajamos y no caer en vicios perjudiciales y pararnos a reflexionar sobre que hacemos y cuestionarlo. Por lo general la tendencia de las empresas es a incrementar el número de indicadores, gráficos…reportings en general, cuando en la mayoría de casos es necesario mucha menos información y la forma que la que la comunicamos, como decía Facundo Cabral “el exceso de información ya es obra de la deformación”, apliquémoslo a nuestro trabajo diario.

Autor: Rodrigo González González



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