Este artículo pretende ser una guía para principiantes para explicar qué son los procedimientos y notas técnicas, qué apartados tienen y cómo crearlos, emitirlos y modificarlos.

 

1. Tipos de documentos de una empresa: Normas, manuales, procedimientos, notas técnicas…

documentoLas empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes tipos de documentos. Entre ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos, notas técnicas, guías, dossieres, informes, registros, etc. Todos estos están incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestión Documental, que incluye las reglas sobre cómo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.

Aquí tienes de forma resumida cuáles son los principales tipos de documentos de una organización:

Documentos creados desde fuera de la empresa:

–  Normativa, legislación y reglamentos: Esta es la base legal que se debe cumplir. La dicta el poder legislativo y ejecutivo del Estado, y en el caso español se divide en: Disposiciones con carácter legislativo (leyes orgánicas, leyes ordinarias, reales decretos legislativos, reales decretos-ley, etc.), y reglamentos (reales decretos, entre otros).

Normas y estándares: Son normas que la empresa se compromete a cumplir. Generalmente son normas ISO (internacionales), europeas (EN), y en el caso de España, normas UNE.  Por ejemplo, tenemos la norma ISO 9001 sobre los requisitos de los sistemas de gestión de calidad, que es una de las más usadas.

Especificaciones técnicas: Son documentos que pueden provenir de nuestro cliente, o de nuestra propia empresa. En ellos se indica qué requisitos debe cumplir un producto o servicio deforma detallada.

Documentos creados por la empresa:

Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos generales de la gestión empresa. Por ejemplo, el Manual de Gestión de Calidad define los principios del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), el Manual de Medio Ambiente, el Manual de Seguridad y Salud…  A veces estos manuales se suelen juntar en un Manual de Gestión Integrado.

Procedimientos operativos: Son documentos donde se explica cómo se desarrolla una actividad o proceso. Suelen ser los documentos más comunes, son de obligado cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para desarrollar cualquier Sistema de Gestión.

Notas Técnicas e instrucciones: Son documentos de detalle que desarrollan más a fondo el contenido de una actividad. Están sobre todo enfocados al trabajo en campo.

Guías: Son documentos orientativos similares a los procedimientos y notas técnicas, pero con la salvedad de que NO son de obligado cumplimiento.

Registros: Son documentos donde se deja constancia de lo que se ha hecho respecto a un proyecto, proceso o actividad en un momento dado. Entre ellos están los informes, que son resúmenes detallados de cómo se ha realizado una tarea o un evento.

Planes de calidad: Son documentos que se suelen elaborar al principio de un proyecto, en muchos casos cuando un cliente lo solicita. En los planes de calidad se detalla cómo se va a realizar la gestión de calidad en el proyecto (incluyendo cuáles son los procedimientos aplicables, PPI, …). También existen otros tipos de planes, como el Plan de Seguridad y Salud, y el Plan de Medio Ambiente.

Dosieres / Dossiers: Son agrupaciones de documentación. Normalmente se usan para guardar en un mismo archivador toda la información (planes, registros…) sobre un proyecto ya acabado, para poder certificar que las actividades se han realizado conforme a los procedimientos.

En el caso de realizar proyectos para un cliente, muchas veces se exige que se elabore y entregue un Plan de Calidad al principio del proyecto, y un Dossier final de calidad al acabar.

Otros tipos de documentos: Actas de reunión, programas, comunicaciones, estudios, instrucciones, listas, manuales de uso, memorias, notas, planos, partes de desviación, cartas y correspondencia…

 

2. Partes de un procedimiento

Una vez definido qué es un procedimiento, pasamos a detallar qué apartados debe incluir:

– Portada: La primera página del procedimiento suele incluir el título, código, fecha de redacción, numero de versión (o revisión), índice de contenido, número total de páginas, nombre y firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si aplica).

– Distribución: Aquí se nombran los departamentos o personas a las que se les debe distribuir el procedimiento una vez emitido.

– Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propósito y contenido del procedimiento. Además, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no incluye) el mismo.

– Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboración del presente procedimiento. (por ejemplo la legislación aplicable, el manual de gestión integrada u otros procedimientos relacionados con el procedimiento actual).

– Definiciones: Las definiciones de las palabras técnicas que se usen en el contenido del procedimiento.

– Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o departamentos) encargados de realizar las actividades que se describen en el procedimiento.

– Desarrollo (o Descripción): La parte donde se describe la actividad a realizar. Este apartado es el más importante del procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho, se podría decir que todos los apartados anteriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.

– Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que ocupa demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de descripción. Se suelen poner aquí tablas, planos, esquemas, etc.

De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y sólo son realmente imprescindibles la portada y la descripción con el desarrollo del contenido.

Acerca de otros documentos como notas técnicas o guías, muchas veces suelen seguir el mismo índice que los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es similar.

 

3. Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar y modificar procedimientos y otra documentación

Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En cada organización esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas comunes.

A continuación te exponemos los aspectos más importantes a la hora de redactar un procedimiento:

– Se debe codificar con un código único que lo identifique.

– Se debe indicar quién lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso, quién ha hecho el control de calidad. Esto se suele hacer añadiendo a la portada una casilla con las firmas, o si se emite digitalmente, indicándolo así.

– Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.

– Procedimientos, notas técnicas, informes y cualquier otro tipo de documentos y registros que sean susceptibles de ser auditados en el futuro, deberán quedar archivados y disponibles para su consulta.

– Para modificar un documento, se suelen usar números de versiones (o revisiones). De forma que al hacer una nueva revisión, se debe indicar qué cosas se han cambiado respecto a la revisión anterior (con una tabla resumen de “control de cambios” o resaltando de otro color en el propio documento los párrafos nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar numeradas empezando por la revisión cero (versión inicial) y añadiendo nuevas revisiones cada vez que se modifique el documento (1, 2 ,3…).

– Por último, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la revisión en vigor del documento.

 

4. Ejemplo de procedimiento

A continuación tienes un ejemplo de portada de un procedimiento. En este caso sería la portada de la revisión 2, y se ha optado por poner una tabla con el control de cambios debajo del índice.

ejemplo de procedimiento

Para que este ejemplo de procedimiento se pudiera usar, faltarían los nombres y firmas en las casillas de abajo, y que fuera emitido, distribuido y añadido al archivo.

 

Autor: Jorge Jimeno Bernal  Grupo PDCA Home.



Comentarios

  1. ihosvany dice:

    Estoy en un curso de administración publica y necesito informacion sobre como elaborar. Procedimientos


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