Cómo elaborar Planes de Calidad y Programas de Puntos de Inspección

Hoy vamos a ver una introducción a los Planes de Calidad y a los Programas de Puntos de Inspección (PPI), muy usados para el aseguramiento de la calidad en proyectos y actividades donde sea necesario dejar constancia de las tareas que se realizan.

En ambos casos los Planes y los PPI se suelen realizar cuando intervienen dos o más empresas, habiendo normalmente una empresa contratante (que es la que fija los requisitos por medio de especificaciones, planos, etc.) y otra empresa contratista (que certificará que cumple con los requisitos por medio de planes, PPI, registros… y una vez terminada la actividad, entregará el dossier final de calidad correspondiente).

Qué es un Plan de Calidad

Los planes de calidad son documentos que se elaboran antes de comenzar un proyecto, obra, actividad o contrato, donde la empresa u organización contratada detalla cómo va a cumplir los requisitos que se le exigen.

Algunos requisitos que se suelen pedir comúnmente son los siguientes:

– Requisitos que debe cumplir la empresa contratista, como por ejemplo que su sistema de gestión de calidad esté certificado por la norma ISO 9001, o normas de algún sector específico: ISO 22000 (alimentario), ISO 16949 (automotriz), UNE 73 401 (nuclear), etc.

– Requisitos específicos del proyecto, obra o contrato, que normalmente han sido indicados en las especificaciones elaboradas por el contratante. Por ejemplo, se pueden poner condiciones sobre cómo se deben elaborar las tareas, o los requisitos y criterios de aceptación del producto final.

Ejemplo del contenido incluido en un Plan de Calidad

Como ejemplo, el contenido de un Plan de Calidad típico, podría incluir los siguientes apartados:

– Descripción del proyecto / obra / contrato, y las actividades que incluye.

– Lista de normas implantadas por la empresa contratista.

– Organigrama de responsabilidades.

Ejemplo de organigrama de un proyecto sencillo

– Documentación y registros a generar, y forma de gestionarla.

– Lista de procedimientos aplicables.

Ejemplo de lista de procedimientos

– Materiales, equipos y tecnologías a utilizar.

– Requisitos del personal (formación, etc).

– Actividades de control de calidad, puntos de control, PPIs a utilizar, forma de gestionar las incidencias, inspecciones y auditorías…

(Ver ejemplo de PPI abajo)

– Resultados esperados y criterios de aceptabilidad.

– Otros requisitos que se pidan en el contrato, especificaciones, normas…

Este documento será elaborado por la empresa contratista y entregado al contratante para su revisión. Igualmente, además de Planes de calidad, también existen Planes de medio ambiente y Planes de PRL.

Qué es un Programa de Puntos de Inspección (PPI)

Los Programas de Puntos de Inspección, o Planes de Puntos de Inspección (comúnmente llamados PPIs), son un formato de registro muy usado para proyectos, obras o actividades que estén formadas por varias tareas y donde normalmente están implicadas varias personas, o varias empresas. Su objetivo es dejar un registro escrito de que las actividades se han realizado correctamente.

Básicamente, un PPI es una tabla donde se enumeran las tareas clave del proyecto o actividad que queremos controlar. En cada fila se pone una tarea, y a la derecha se ponen columnas con las personas que deberán controlar que esta se ha realizado correctamente. Una vez que se realiza la tarea, estas personas firmarán para dejar constancia de que se ha realizado correctamente (normalmente suelen firmar los encargados de realizar las tareas, y los encargados de controlar que estas están bien hechas).

Ejemplo de formato de Programa de Puntos de Inspección

A continuación tienes un ejemplo de formato de PPI:

Cada fila se firmará cuando termine la tarea. El PPI terminado se incluirá en el dossier de calidad.

En este ejemplo, se ha marcado en color azul la forma en que quedaría el formato de PPI al inicio del proyecto, y en color naranja cómo quedaría al final, una vez terminadas todas las tareas:

Para terminar con la explicación, solo falta indicar que a veces no es necesario que todas las personas firmen en todas las casillas. Normalmente, antes de empezar el proyecto se concretan cuáles son las tareas que va a comprobar cada persona. Por ejemplo, es posible que el responsable del Control de Calidad de la Empresa B no quiera estar presente en todas las tareas y solo firme al inicio y al final, o bien que establezca algunas tareas donde solo realizará una revisión documental a posteriori de los registros generados.

Autor: Jorge Jimeno Bernal