Tener definida una política adecuada es esencial para el buen funcionamiento de las organizaciones, ya sea tanto porque alinea y marca las “reglas del juego” para todos sus directivos y empleados, como porque es un documento exigido al implantar numerosas normas como la ISO9001 (Calidad), la ISO14001 (Medio ambiente) y OHSAS18001 (Seguridad y salud). Es por ello, que en este artículo vamos a explicar todo lo que necesitas saber para entender y crear una política de empresa.

 

Definición de Política empresarial

La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos… ) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc.

Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.

 

Tipos de Políticas

Existen varios tipos de política en función de su alcance:

- Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá  ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.

- Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes.

Otras políticas menos frecuentes, pero también presentes en algunos sectores, son la Política sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Política de Seguridad Física, la Política de Gestión de Cambios, o de gestión de la información y del conocimiento.

- Políticas específicas: Este último tipo de políticas son principios fijados para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

 

Requisitos de una Política empresarial

Existen varias normas que exigen tener una política de gestión que incluya una serie de aspectos. Entre ellas tenemos las siguientes:

ISO 9001: Requisitos para el sistema de gestión de calidad

La ISO 9001 exige incluir una política en el Manual de Gestión de Calidad (o Manual de Gestión Integrado) de la organización que contemple los siguientes aspectos:

- Compromiso de cumplir los requisitos (legales y del sist. de gestión de calidad) y los compromisos fijados por la organización.

- Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Además se indica que la política debe ser adecuada al propósito de la organización y servir de marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad. Por último, esta política debe ser comunicada y revisada periódicamente.

De forma adicional, también es muy común añadir un punto donde deje claro que las actividades se gestionarán por procesos (la Gestión por Procesos no se menciona explícitamente como requisito a añadir en la política, pero sí que se enfatiza mucho sobre este enfoque en otros apartados de la ISO 9001).

ISO 14001: Requisitos para sistemas de gestión ambiental

La norma ISO 14001 exige definir una política ambiental en el Manual de Gestión Ambiental (o Integrado) que contemple lo siguiente:

- Compromiso a cumplir los requisitos legales y suscritos.

- Mejora continua.

- Prevención de la contaminación.

La política debe ser adecuada al impacto ambiental de las actividades de la organización y servir de marco de referencia para establecer y revisar objetivos y metas ambientales. Esta política debe ser documentada e implementada, se comunicará y estará a disposición del público.

OHSAS 18001: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

El estándar OHSAS 18001 exige los siguientes puntos a la hora de crear una política de SST:

– Compromiso a cumplir los requisitos legales.

– Compromiso a prevenir los riesgos laborales (PRL) y de la salud.

– Mejora continua.

La política debe ser apropiada a la organización, y servir como marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST. Por último, esta política debe ser documentada, comunicada y revisada periódicamente.

 

Nota: Las normas ISO son aplicables en todos los países, aunque cada país tiene su transcripción propia. En el caso de España, se llaman “UNE EN ISO” (UNE= Una Norma Española, EN= Norma Europea). A pesar de esto, todas las adaptaciones son iguales y compatibles entre sí. La ISO 9001 dice lo mismo que la UNE-EN ISO 9001, y la ISO 14001 lo mismo que la UNE-EN ISO 14001.

 

Políticas integradas

En la puesta en práctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas conjuntamente la ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 y otras normas. En este caso lo normal es tener un Sistema de Gestión Integrado  (en el llamado “Manual de Gestión Integrada”) donde se contemple en un mismo documento Calidad, Medio Ambiente y/o Prevención de Riesgos Laborales – Seguridad y Salud en el Trabajo. En estas situaciones se puede crear una política global que contemple todos los puntos anteriormente descritos y que dé cumplimiento a todas las normas de una sola vez.

 

Ejemplo de Política integrada

Por último, vamos a poner un ejemplo de política integrada para una empresa industrial ficticia que fabrica botellas y que ha creado una política a medida para cumplir las normas ISO9001 de calidad e ISO14001 de gestión ambiental.

Esta política estaría incluida en su Manual de Gestión Integrado:

“La empresa PDCA Fábrica de Botellas es una compañía dedicada a la producción y distribución de botellas de vidrio. Sus principios y compromisos se enumeran en los siguientes puntos:

- PDCA Fábrica de Botellas se compromete a cumplir la normativa legal y los compromisos que ha fijado con sus clientes.

- Las actividades de la compañía serán gestionadas por procesos, estableciéndose objetivos ambiciosos para los procesos clave que serán evaluados y actualizados con una periodicidad mínima anual.

- Se establecerán sistemas adecuados para prevenir la contaminación y gestionar los recursos de forma eficiente.

- Se seguirá una sistemática de mejora continua que permita mejorar la forma de realizar y gestionar las actividades de la compañía para así aumentar su eficacia.

Estos principios serán comunicados y seguidos por todo el personal. Además esta política será revisada periódicamente para adecuarla a la situación actual de la compañía.”

 

Autor: Jorge Jimeno Bernal
Grupo PDCA Home.

VN:F [1.9.22_1171]
Votar: 4.3/5 (49 votos)
Cómo crear la política de tu empresa: Definiciones, requisitos y tipos de políticas, 4.3 out of 5 based on 49 ratings

Comentarios

  1. Sencillo y facil de aplicar, muy buen post.

  2. Prefecto corto y sustancioso para un buen entendedor.

  3. […] Gestión de Calidad que documente el alcance del SGC y los procedimientos. Además, documentar una política de calidad y establecer objetivos de […]

Comentarios desde Facebook

  • Síguenos en...

    Seguir a PDCA Home en Facebook

  • Archivos

  • Usuarios

  • Tweets