Metodología OKR (Objetivos y Resultados Clave): ¿Qué son y cómo se usan?

La metodología OKR, que en español significa Objetivos y Resultados Clave (Objectives and Key Results), es una forma genérica de organizar y controlar las tareas y procesos, encaminada a establecer, y posteriormente medir y hacer un seguimiento, de los resultados y de la consecución de los objetivos fijados previamente.

De este modo, la finalidad de los OKR es la de controlar mejor las tareas y procesos para así poder realizar un seguimiento más eficaz que, en último término, nos ayude a mejorar y nos facilite alcanzar los objetivos que nos hayamos fijado.

El uso principal de los OKR está en el entorno profesional, y es utilizado por empresas de todo tipo, aunque también se puede usar en otros entornos como en la vida personal. La creación de esta metodología data de los años 80, no obstante, no se hizo popular hasta décadas más tarde debido a que -se dice- que ha sido usada con éxito por varias grandes empresas tecnológicas, en especial Google.

Como veremos posteriormente, la metodología OKR no introduce grandes novedades en comparación con otras metodologías de gestión que existían anteriormente (en concreto, en lo relativo a cómo definir y medir objetivos e indicadores, a realizar su seguimiento, o a realizar acciones de mejora). De hecho, esta sistemática es, en cierto modo, bastante similar a otros conceptos relacionados como son los KPI (indicadores para la gestión de procesos, o Key Perfomance Indicators), los Cuadros de Mando Integral, o el método SMART para fijar objetivos. También tiene ciertas similitudes conceptuales con la filosofía que hay detrás del ciclo PDCA de mejora continua. Por su parte, algunos autores argumentan que los OKR son más completos que los KPI, y que abarcan ciertos conceptos con mayor en profundidad. Sobre si esto es cierto o no, te dejamos que lo decidas por ti mismo.

¿Cómo funcionan los OKR (Objetivos y Resultados Clave)?

La metodología OKR consiste en, primeramente, definir una serie de «objetivos» que queremos conseguir, y posteriormente definir los «resultados clave» relacionados con dichos objetivos.

– Los objetivos deben representar qué es lo que queremos alcanzar. Típicamente, para definir esto, se suele decir que los objetivos deben ser «SMART» (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Acotados en el tiempo). Por ejemplo, para una empresa, podríamos fijar dos o tres grandes objetivos a conseguir por cada departamento, o bien, objetivos para toda la empresa.

– Por su parte, los resultados clave, representarían indicadores que miden el grado de cumplimiento de los objetivos anteriores. Por ejemplo, para cada objetivo, podríamos definir dos o tres resultados clave relacionados con este, de modo que al alcanzar los resultados clave deseados, se cumpla el objetivo deseado. Además, también hay que definir la forma de medir estos resultados clave (por ejemplo, con un número entre 0 y 1, o entre 0% y 100%, o de cualquier otra forma).

Esta forma de funcionar de Objetivos ligados a Resultados clave tiene sentido cuando los objetivos fijados son difícilmente medibles (por ejemplo, metas del estilo «ser líder del sector» o similares), o cuando son muy generalistas o muy complejos, y por lo tanto los tenemos que concretar definiendo varios indicadores que sean fáciles de medir, y que estén relacionados con ellos.

En las fuentes que se pueden consultar en Internet sobre los OKR, a veces se ponen de ejemplo objetivos muy generalistas y dificilmente medibles, que se apoyan en resultados clave que sí se pueden medir. Otras veces se ponen objetivos que sí que se pueden medir, y se asocian a ellos resultados clave relacionados con subtareas que tienen incidencia en esos objetivos. Por último, otras veces no se distingue entre «objetivos» y «resultados clave» y se tratan ambos por igual.

También, a veces, se usa una definición distinta de lo que es un «objetivo«: A veces se refiere a un «objetivo de mejora a alcanzar» (cuando queremos alcanzar algo que no logramos habitualmente, lo cual implica un proceso de optimización y mejora para poderlo alcanzar), mientras que otras veces se refiere a un «objetivo de mínimos» (cuando lo que estamos fijando son las expectativas mínimas que debemos alcanzar, y que no suponen un reto, sino más bien, el valor mínimo de lo que consideramos como aceptable).

En definitiva, en función de cómo interpretemos todos estos conceptos, el propósito y el significado de los OKR cambiará sustancialmente.

Adicionalmente a la definición de los OKR, para lograr el cumplimiento de los objetivos marcados, deberíamos analizar los procesos asociados a cada uno de los resultados clave que hemos definido. Este análisis debería servir para definir acciones que nos ayuden mejorar estos procesos, para lograr alcanzar los resultados deseados, y de esta forma, cumplir con los objetivos asociados a ellos.

Una vez definidos los OKR, tocaría la parte de su implantación y seguimiento, donde periódicamente analizaríamos la información de los OKR para ver si estamos o no alcanzando los objetivos previstos.

Por último, cada cierto tiempo, cuando venza el plazo que hayamos puesto a los objetivos (por ejemplo, 1 o 2 veces al año) hay que hacer un balance de la situación para ver si los procesos han funcionado como esperábamos o no, y si hemos alcanzado o no los objetivos previstos, y en su caso, realizar las acciones correctivas oportunas.

La finalidad de todo el proceso de los OKR es que después todos estos pasos, puedas preguntarte de forma sencilla ¿hemos cumplido con los objetivos fijados o no? y puedas tener una respuesta sencila: Sí o No.

Una vez terminado el ciclo, tocaría redefinir y actualizar los OKR en función de cómo haya evolucionado la situación, y volver a la casilla de salida.

Por lo tanto, de forma resumida, los pasos a realizar serían estos:

1º) Definir objetivos.

2º) Definir los resultados clave, asociados a dichos objetivos.

3º) Fijar acciones que nos permitan alcanzar dichos resultados y cumplir los objetivos.

4º) Implantación, medición y seguimiento de los OKR definidos en los puntos 1º y 2º.

5º) Una vez finalizado el plazo, hacer balance de la situación (¿hemos cumplido con los objetivos fijados o no?) y volver al punto 1º .

Ejemplo de definición y funcionamiento de OKR

A continuación se muestra un ejemplo sencillo sobre la definición de Objetivos y Resultados clave:

Ejemplo: Una empresa de logística de entrega de paquetes.

* Objetivo 1: Conseguir un tiempo medio de entrega de los paquetes inferior a 2 días.
Fecha para alcanzar el objetivo: Final de año.

– Resultado clave 1: Lograr un tiempo de recepción y envío al almacén del producto inferior a 4 horas.

– Resultado clave 2: Lograr un tiempo de almacenamiento del producto inferior a 1,5 días.

– Resultado clave 3:  Lograr un tiempo de reparto (desde salida del almacén hasta el destino) inferior a 8 horas.

>> Posibles acciones para mejorar los resultados clave y alcanzar el objetivo 1: Simplificar el proceso de recepción, automatizar los almacenes, usar un sistema kanban que agilice la gestión de los paquetes, mejorar las rutas de reparto, contratar más repartidores…

* Objetivo 2: Llegar a ser líderes del sector.
Fecha para alcanzar el objetivo: Final de año.

– Resultado clave 1: Duplicar el número de clientes respecto a los actuales.

– Resultado clave 2: Triplicar la facturación anual respecto a la del año anterior.

– Resultado clave 3:  Tener oficinas en todas las ciudades del país.

>> Posibles acciones: …

* Objetivo 3: Reducir los paquetes extraviados a menos del 2% del total.
Fecha para alcanzar el objetivo: …

– Resultados clave: …

>> Posibles acciones: …

Para más información, puedes encontrar muchas herramientas similares y/o complementarias en el siguiente enlace: Herramientas de gestión.